Sekretaris

Hallo rekan-rekan, berikut ada penjelasan sekilas tentang Sekretaris. Penjelasan ini dikutip dari Dosen saya di LP3I Cirebon yaitu Bapak Arief Fadillah, S. E., M. M. 

1. Arti Sekretaris dan Kesekretariatan

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

–2. Pengertian Umum Kesekretariatan

–Kesekretariatan adalah segala pekerjaan atau aktifitas yang dilakukan oleh sekretariat.

–Sementara  sekretariat adalah –Organisasi yang tugas pokoknya melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan.

3. Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

4. Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris  

A. Ruang Lingkup

•      Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

• Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
• Menyelenggarakan rapat-rapat.
• Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan. 

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

• Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.
• Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
• Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC). 

C.  Fungsi

• Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen
• Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
• Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan
• Sebagai pusat dokumentasi